Office-Manager/-in (IHK)

Inhalt

• A) Einführung in den Lehrgang:

  Grundsätzliche Begriffe und Informationen zum Ablauf und Abschlusstest.

  • Was genau ist eine Unternehmens-DNA?
  • In welchem Umfeld agieren Organisationen? (aktuelle Trends, Aufbauorganisation, Ablauforganisation)
  • Wie betrifft das das Office-Management? Welche Aufgaben und Rollen sind damit verbunden? Was braucht es dafür?
  • Information zum Office-Handbuch (digital) als Test: Erwartungshaltung und Umfang.
• B) Eigenregie: Selbst- und Zeitmanagement
  • Analyse des eigenen Arbeitsstils: Wann bin ich in Bestform?
  • Klare Zielformulierung mit der SMART-Methode.
  • "Zeitdiebe" erkennen und eliminieren.
  • Zeitmanagement-Methoden anwenden und Prioritäten setzen.
  • Der E-Mail-Flut und dem Meeting-Marathon entkommen.
  • Das eigene Energielevel im Blick behalten.
• C) Zusammenarbeit mit Führungskräften
  • Typen von Vorgesetzten erkennen.
  • Entlastungsfelder identifizieren.
  • Grenzen der Entlastung kennen und akzeptieren.
  • Checklisten.
  • Korrespondenz, DIN-Normen, Formulieren von Schriftstücken.
  • Reiseplanung (Vorbereitung und Nachbereitung inkl. Reisekostenabrechnung).
• D) Arbeiten 4.0: Fit für die Zukunft
  • Einfluss der Digitalisierung auf das Office-Management: Was ändert sich und wie gehe ich damit um?
  • Clevere Planung der Arbeitsabläufe und Aufgaben u.a. mit MS 365 (To Do, Planer, Outlook, OneNote).
  • Weiterentwicklung der Rolle in Selbstverantwortung.
  • Virtuelle bzw. hybride Zusammenarbeit – wie funktioniert das möglichst reibungslos? Welche Tools können uns wie unterstützen?
  • KI als Sparringspartner.
• E) Kommunikation
  • Begriffsklärung: Kommunikation, Kommunikationsarten.
  • Kommunikationsmodelle, Missverständnisse in der Kommunikation.
  • Aspekte nonverbaler Kommunikation.
  • Handlungskompetenzen (Sozial-, Individual- und Methodenkompetenz).
• F) Präsentation und Moderation – in Präsenz oder digital
  • Aufbau und Strukturierung einer gelungenen Präsentation.
  • Zielformulierung.
  • Kernbotschaften formulieren.
  • Umgang mit Lampenfieber.
  • Bewusster Einsatz der Körpersprache.
  • Virtuell professionell wirken.
  • Visualisierung und Medieneinsatz.
  • Medien zur Visualisierung: Flipchart, Whiteboard, Pinnwand, Laptop und Beamer, Demoobjekte.
  • Gestaltungsregeln für Visualisierung.
  • PowerPoint: optimale Foliengestaltung (Layout), professionelles Foliendesign, und optische Gestaltung (Textgestaltung, Diagramme und Grafiken).
  • Tipps zum Visualisieren und Präsentieren am Flipchart.
  • Visualisierung und Medieneinsatz.
• G) Konfliktmanagement
  • Konfliktdefinition, Konflikterkennung und Konfliktursachen.
  • Konfliktarten.
  • Eskalationsstufen nach Glasl.
  • Verhalten bei Konflikten.
  • Konfliktgespräch bzw. Konfliktklärung.
  • Abfangen von Killerphrasen.
  • Grundlagen der Mediation: Definition, Vereinbarungen, Ablauf und Phasen einer Mediation.
• H) Projektassistenz bzw. -management
  • Projekte von Aufgaben abgrenzen.
  • Projektphasen-Modell kennen und in den eigenen Alltag übertragen lernen.
  • Tools und Techniken für das Projektmanagement erlernen und anwenden.
  • Klassisches Projektmanagement von agilen Projektmanagementmethoden abgrenzen.
  • Die Rolle der Projektassistenz gestalten und einnehmen.
  • Arbeiten in der Projektgruppe – Beziehungen pflegen und Informationen fließen lassen.
  • Meetings interaktiv gestalten und für echte Ergebnisse sorgen.
• I) Gesundheitsmanagement
  • Analyse des eigenen Stressverhaltens, Identifikation von Stressfaktoren.
  • Durch effektive Entspannungstechniken Kraft tanken und mehr Lebensfreude und Vitalität erreichen lernen.
  • Die eigene Resilienz-Strategie entwickeln.
• J) Abschluss des Lehrgangs
  • Vorstellen des Office-Handbuchs.
  • Feedback von Gruppe und Dozent/in.
  • Zertifikat.